I. Przyjmowanie i załatwianie skarg w KPP w Polkowicach.
W powiecie polkowickim organem uprawnionym do rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków jest Komendant Powiatowy Policji w Polkowicach.
Skargi przyjmowane są pisemnie (protokolarnie) oraz pocztą elektroniczną. W przypadku skarg telefonicznych informuje się obywateli o konieczności osobistego zgłoszenia się lub przysłania skargi pisemnej, gdyż w przeciwnym przypadku nie zostanie przeprowadzone postępowanie wyjaśniające. Tematyka skarg oraz wynikające z ich rozpatrywania wnioski wykorzystywane są w celu przeciwdziałania przyczynom rodzącym skargi: w ramach doskonalenia zawodowego, czy na odprawach służbowych.
W przypadku stwierdzenia w trakcie wyjaśniania skargi jakichkolwiek uchybień dotyczących funkcjonowania jednostki, bądź sposobu postępowania policjanta (pracownika) - przełożony jest o tym natychmiast informowany w celu niezwłocznego przedsięwzięcia czynności zmierzających do eliminacji nieprawidłowości.
Skargi załatwiane są w terminie określonym przez kodeks postępowania administracyjnego: nie później niż w ciągu miesiąca, bądź 14 dni (dot. parlamentarzystów i radnych). W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrzenia skargi może zostać przedłużony na czas oznaczony o czym informuje się pisemnie skarżącego.
Skarżący jest każdorazowo pisemnie informowany o sposobie załatwienia skargi. Takie zawiadomienie - oprócz oznaczenia organu, od którego pochodzi i podpisu z podaniem imienia, nazwiska, stanowiska osoby upoważnionej do załatwienia skargi - zawiera zawsze wskazanie sposobu załatwienia skargi. Nadto w przypadku niepotwierdzenia zarzutów obowiązkowo umieszcza się uzasadnienie faktyczne i prawne w celu dokładnego wyjaśnienia skarżącemu przyczyn, dla których skargę uznano za bezzasadną.
II. Bezpośrednie przyjmowanie interesantów.
Interesanci w sprawach skarg i wniosków dotyczących działalności poszczególnych jednostek Policji powiatu polkowickiego przyjmowani są przez:
W KPP w Polkowicach:
1. Komendanta Powiatowego Policji w Polkowicach we wtorki od 15.30 - 17.00,
2. Funkcjonariusza Zespół ds. Postępowań Administracyjnych w dni robocze w godzinach urzędowania od 7.30 - 15.30.
W KP w Chocianowie:
1. Komendanta Komisariatu Policji w Chocianowie we wszystkie dni robocze w godzinach urzędowania.
Rozmowy z interesantami przeprowadzane są zawsze w klimacie życzliwości i zrozumienia. W uzasadnionych przypadkach natychmiast podejmowane są interwencje oraz działania zmierzające do wyjaśnienia problemów nurtujących obywateli. Taka postawa funkcjonariuszy jest wyrazem otwartości Policji na problemy społeczeństwa.